Javier Ruiz Medina
Director de Desarrollo de Negocio y Consultoría en Contactel e Inerza

Llevamos trabajando con equipos en remoto y con sistemas de teletrabajo desde hace muchos años, pero el desembarco masivo de este modelo en el último año a causa de la fatídica pandemia por COVID ha provocado que muchas empresas de casi todos los sectores se hayan visto obligadas a transformar sus instalaciones, cultura, sistemas de información y habilidades de las personas para trabajar sin contar con las tradicionales oficinas.

Hemos podido ver como algunas prácticas en la gestión de equipos, que eran poco eficientes cuando se realizaban en las oficinas, han supuesto verdaderos retos en el momento que se han trasladado a un modelo de teletrabajo:

  • El seguimiento y monitorización pormenorizado y continuado de los trabajadores (el conocido como micromanagement). En el modelo presencial, este control frecuentemente redunda en una reducción del desempeño del trabajador (por ejemplo, la necesidad de invertir, en ocasiones, demasiado tiempo en tareas improductivas como informes diarios y reuniones continuadas para el seguimiento del trabajo y de los distintos proyectos). Por su parte, el teletrabajo ha generado un verdadero salto cualitativo en la productividad de la persona trabajadora fundamentada en la confianza que la empresa deposita en su personal.
  • La necesidad de conocimientos tecnológicos de los equipos de trabajo. Esta falta de capacidades y experiencia en el uso de sistemas informáticos, que en la oficina se suele atenuar con el rápido acceso a la ayuda de compañeros con un mayor conocimiento, en la modalidad de trabajo en remoto cobra una especial relevancia, teniendo en muchos casos un considerable impacto negativo sobre la productividad.
  • El espacio y el entorno de trabajo. Es cierto que la oficina suele ser un lugar en el que las interrupciones y las distracciones forman parte del día a día. Sin embargo, el trabajo en casa no implica necesariamente un entorno laboral más idóneo. Además de la infraestructura y recursos, que no siempre son los adecuados, las cargas familiares y el cansancio acumulado al permanecer durante mucho tiempo en el mismo espacio, unido a otros factores ambientales, suelen generar un alto nivel de estrés en la persona trabajadora, que lo suple aumentando las horas de trabajo fuera de su jornada (lo llamamos flexibilidad, pero no siempre responde a principios de eficiencia en el desempeño).
  • Los sistemas de comunicación y coordinación. Cuanto mayor es el equipo, mayor es el esfuerzo a la hora de coordinar en la distancia y, por tanto, mayor es el reto para la organización. Las reuniones presenciales o en formato telepresencial siguen siendo un recurso que, en ningún caso, puede sustituir la comunicación continuada a través de WhatsApp, correo electrónico o chat.

Para abordar los diversos retos que se plantean a partir de la implantación del teletrabajo como la principal modalidad laboral dentro de la empresa, los directivos y responsables de las diversas áreas debemos impulsar estrategias que permitan aumentar la productividad y gestionar a los equipos remotos de una manera plenamente eficiente.

Abordemos pues algunas buenas prácticas que nos permitan para la gestión de los equipos en remoto:

Establecer una política clara y adaptada a las circunstancias desde RRHH

Actualmente, la legislación y el entorno socio-económico cambian prácticamente cada mes. Esta situación implica que resulte prácticamente imposible fijar una política interna en relación con el teletrabajo y pretender que ésta sea definitiva.

Por eso, las empresas deben realizar un esfuerzo por transmitir a su personal qué perfiles pueden acceder al modelo de teletrabajo y en qué condiciones. Es el primer paso para que la gestión de los equipos en remoto comience a funcionar.

Además, hay que considerar otros aspectos claves como qué actuaciones se deben realizar al incorporar nuevo personal; si éste lo hace directamente desde un puesto remoto, cómo gestionar la entrega de equipamientos, etc.

En este punto, los sistemas de comunicación interna son fundamentales para informar a todos los afectados de los cambios en las condiciones que se van produciendo y permitir feedback de los mismos. Una buena intranet, una wiki o una red social interna como Yammer que se puedan actualizar fácilmente suelen ser, sin duda, mejores herramientas que el correo electrónico.

Impulsar el trabajo híbrido dentro del modelo de teletrabajo

En 2020 nos vimos obligados a probar el teletrabajo por necesidad. Una circunstancia que nos ha permitido comprobar que esta no es una modalidad válida para todo el personal de una misma empresa y no solo porque el puesto de trabajo requiera la presencia física de la persona en las instalaciones. Son muchas las personas que siguen necesitando crear vínculos e ir a la oficina.

Por tanto, aprendida esta lección, ha llegado el momento de adaptarnos a un sistema de trabajo híbrido, en el que parte de los equipos se encuentran físicamente en la oficina y otra parte están en teletrabajo y solo acuden en momentos puntuales.

Para poder asumir este sistema, una buena estrategia son los denominados puestos calientes o puestos rotatorios, donde el personal acude con sus portátiles y cuenta con un equipamiento básico de pantalla para conectar, conexión a internet y línea telefónica. Esta es una buena fórmula para aprovechar mucho mejor los espacios y la infraestructura.

Algunas buenas prácticas para la gestión de este modelo híbrido son:

  • Establecer un sistema de turnos para acudir a las oficinas, de manera que los equipos sepan cuando pueden contar con las personas que se encuentran en remoto y adaptarlo a las necesidades del trabajo.
  • Mejor que el sistema de turnos es establecer calendarios compartidos para la reserva de las mesas o salas de reuniones (todas las aplicaciones corporativas de calendarios cuentan con esta funcionalidad).
  • Definir claramente las normas para el uso de la oficina, formas de acceso y realización del trabajo en casa.
  • Instalar armarios o taquillas donde se puedan dejar objetos personales para evitar la apropiación de los espacios compartidos.

Impulsar la seguridad informática especialmente de los teletrabajadores

Tras un año de teletrabajo hemos visto multiplicados los ataques especialmente de phishing. En muchas ocasiones, cuando estamos en la oficina, los responsables de IT tienen la posibilidad de limitar mejor los accesos y aislar a los equipos de posibles ataques exteriores, pero las redes wifi caseras muchas veces no tienen un nivel de seguridad adecuado para el trabajo remoto.

Algunas buenas prácticas para todo tipo de trabajos en remoto son:

  • Trabajar directamente en plataformas ofimáticas como pueden ser Google Workspace o Microsoft Office 365. Por defecto, estas plataformas tienen sistemas de seguridad, copia y conexión punto a punto que mejoran mucho los sistemas que podemos impulsar internamente en nuestra organización.
  • Trabajar con conexiones VPN para acceder de forma remota a los servidores de la empresa.
  • El impulso de sistemas de protección corporativos, incluso cuando se utilizan dispositivos propios para conectarse. Muchas veces trabajamos con parte del equipo subcontratado, que cuentan con sus propios equipos. Pese a ello, estas personas están accediendo a nuestra red, por lo que es muy importante que tengan el mismo nivel de seguridad que nuestro personal.
  • Es especialmente clave impulsar internamente una conciencia orientada a la seguridad de la información. Debemos trabajar para generar una cultura que permita responder a los retos actuales, estableciendo una serie de protocolos de actuación básicos en el ámbito de la seguridad de la información.

Aprendizaje y entrenamiento en aplicaciones específicas para el teletrabajo

Tenemos que asegurarnos de que las personas que trabajan en remoto aumentan su eficiencia en el uso de las aplicaciones. En muchos casos, debido a una falta de conocimiento o experiencia en una determinada herramienta, la persona trabajadora busca alternativas no deseadas o tarde más en realizar sus tareas.

Por ello, lo ideal sería que por cada herramienta que la persona necesite utilizar para realizar sus funciones, la empresa le facilite una formación específica orientada a su puesto. Sin embargo, en muchos casos esto no es posible, por lo que una buena práctica en este caso es disponer de la información básica relativa a las preguntas frecuentes respecto a dichas herramientas en un espacio común (la intranet o la red social interna que comentábamos en un punto anterior). También resulta muy útil establecer la figura del referente: una persona a la que se le pueden enviar preguntas sobre esa herramienta y a la que se le asigna un tiempo para resolver dichas consultas.

«El auténtico secreto no son las herramientas, sino su uso. Lo fundamental es encontrar la que mejor se adapta a las necesidades del equipo para evitar cambiarlas al poco tiempo».

Mejorar la comunicación no es poner más canales de comunicación

Otro de los retos en la gestión de los equipos de trabajo remotos está siendo la multiplicidad de canales y herramientas utilizadas. Son muchas las ocasiones en que somos incapaces de determinar a través de qué canal nos ha llegado una determinada información y, por tanto, resulta muy complicado localizarla.

Si esto ocurre estando presencialmente en la oficina, imaginemos el tiempo que debe invertir una persona en teletrabajo en buscar la información, teniendo en cuenta la mayor cantidad de canales de información que debe manejar.

Así pues, establecer canales específicos para cada equipo de trabajo y centrar toda la comunicación en ellos permite que la gestión de los equipos de trabajo sea mucho más sencilla.

Con tener una herramienta para la comunicación en tiempo real (Teams, Skype, Zoom, WhatsApp, Telegram), una para la gestión de las tareas (Trello, Planner, Asana, Basecamp) y un sistema de colaboración para compartir archivos (Google Drive, Office 365, Box.com) es más que suficiente para conexionar a los equipos.

En cualquier caso, el verdadero secreto no son las herramientas, sino su uso. Todas ellas tienen ventajas e inconvenientes respecto a las demás, lo fundamental es encontrar la que mejor se adapta a las necesidades del equipo para evitar cambiarlas al poco tiempo.

Es preciso definir qué se va a comunicar, de qué manera y a través de qué herramienta. Por tanto, los responsables de área no sólo debemos aprender a sacar el mejor partido de las aplicaciones, sino invertir tiempo en hacerlo de forma eficiente para cada persona, adaptando la comunicación al puesto y las funciones.

equipos remotos y teletrabajo

No olvidar la relación  informal entre los teletrabajadores

Por último, pero no menos importante, mantener la comunicación informal con el equipo de teletrabajadores es fundamental para mantener la conexión y la cultura empresarial.

Una práctica muy recomendable es, al menos una vez al mes, ver al teletrabajador presencialmente, ya sea desplazándote tú, él o estableciendo un lugar de reunión.

Si esto no se puede realizar por las dimensiones del equipo, una buena opción es organizar algún evento informal al menos cada 6 meses con el objetivo de que los distintos miembros tengan algún tipo de contacto.

Con todo, debemos ser conscientes de que las estructuras empresariales aún están adaptándose a las nuevas circunstancias sociales, económicas y normativas surgidas durante la pandemia. Esto significa que todavía podemos mejorar considerablemente la productividad de nuestros equipos y, por supuesto, que debemos aprovechar la magnífica oportunidad que el modelo de trabajo en remoto nos abre para acceder a perfiles con talento de cualquier parte del país o del mundo.