Miguel Quintanilla Eriksson

CIO Grupo SATOCAN. CEO Archipelago Next

 

Llevamos muchos años escuchando hablar de la Inteligencia Artificial y seguramente muchos de nosotros asociamos esta tecnología a la capacidad de las máquinas para tomar decisiones autónomas, como si de un ser humano se tratara. Lo cierto es que el cerebro humano es una máquina extremadamente compleja con una capacidad de comprensión, análisis y respuesta extremadamente compleja que aún no ha sido posible replicar mediante tecnología.

La capacidad de las máquinas para analizar el entorno y actuar mediante lo que entendemos como razonamiento ha evolucionado muchísimo en los últimos años, a pesar de esto seguimos hablando aún de lo que se conoce como narrow AI (del inglés inteligencia artificial estrecha) lo que no significa otra cosa sino la capacidad de la inteligencia artificial para resolver problemas específicos (no genéricos), como es el caso de conducir un coche, reconocer una imagen o interpretar un texto.

La razón principal por la que aún hablamos de este tipo de inteligencia artificial es que los algoritmos necesitan aún ser entrenados para resolver un problema concreto, requieren de mucho entrenamiento para alcanzar un nivel suficiente de destreza en la resolución de ese problema y, una vez entrenados para eso, son muy malos resolviendo problemas diferentes.

En este artículo vamos a hablar de una aplicación específica de la inteligencia artificial, que es precisamente su utilización en la automatización de procesos de negocio, conocido generalmente por sus siglas en inglés RPA (robotic process automation).

¿Qué es RPA?

La mejor forma de entender cómo funciona la automatización de procesos es pensar lo que hace un trabajador de cualquier empresa cuando se pone delante del ordenador. Visualiza información en la pantalla (por ejemplo, un correo que ha llegado con una factura, o un dato del ERP), se mueve por las aplicaciones de su ordenador haciendo uso del ratón y genera nuevo contenido utilizando el teclado.

Pensemos ahora que pudiéramos tener una aplicación instalada en nuestro ordenador que pudiera ver lo mismo que ve un usuario en la pantalla del ordenador, que pudiera mover el ratón y hacer clic en cualquier sitio de la pantalla y que pudiera escribir letras y números como si alguien estuviera utilizando el teclado. Si pudiéramos dotar 2a esa aplicación de un cierto grado de inteligencia, esa aplicación podría hacer gran parte de nuestro trabajo, eso es lo que se conoce como RPA y la aplicación que hace ese trabajo la llamaremos robot.

En este caso, la inteligencia artificial se aplica principalmente a dos procesos:

  1. La comprensión de la información que se está mostrando en cada momento en la pantalla del ordenador, que permite al robot saber donde están en cada momento, qué aplicaciones tiene abiertas y qué operaciones puede ejecutar está gobernada por algoritmos de inteligencia artificial de reconocimiento de imágenes que han sido ya entrenados para poder manejarse por el sistema operativo.
  2. La lógica de los procesos, aunque está descrita mediante flujogramas, tiene grados de libertad en los que el robot deberá tomar decisiones basadas en su experiencia, el aprendizaje continuo y las reglas definidas, apoyándose también en algoritmos de inteligencia artificial.

De esta forma podemos pensar que un robot podría ejecutar cualquier proceso que pueda realizarse íntegramente con un ordenador y que para su ejecución no requiera de la realización de juicios de valor o valoraciones subjetivas.

«La mayoría de los productos de RPA en el mercado tienen soluciones ya entrenadas que requieren de muy poco esfuerzo para poner en producción».

Beneficios de esta tecnología

Esta tecnología es especialmente rentable cuando la aplicamos a procesos con un elevado número de repeticiones al día, que siguen una lógica determinista (aunque sea compleja) y que pueden cubrirse íntegramente con aplicaciones informáticas (aunque sean varias y no se encuentren conectadas entre sí). Uno de los ejemplos más habituales de proceso a robotizar es la contabilización de facturas o la gestión de pagos con bancos.

El beneficio inmediato y que más impacto tiene a corto plazo en la rentabilización del uso de soluciones de RPA es la reducción en el número de horas del personal encargado de la ejecución de los procesos robotizados. Esta reducción de tiempo puede suponer una reducción de efectivos, pero en muchos casos de justifica reorientando el tiempo de esas personas hacia tareas de mayor valor añadido para la empresa (como puede ser el caso de análisis de información o proyecciones a futuro).

Otros beneficios no menos importantes de la automatización de procesos con RPA son:

  1. Menor latencia de los procesos, es decir, el tiempo desde que se genera una solicitud (por ejemplo, se recibe una factura) hasta que el robot la atiende es mínimo, generalmente de unos pocos minutos o segundos.
  2. Mayor disponibilidad, porque los robots pueden trabajar en 24x7x365, no dependen de una jornada de trabajo u horario comercial.
  3. Reducción de errores, al tratarse de procesos automatizados en base a reglas el robot es capaz de reducir a casi cero los errores en la ejecución.

Limitaciones de RPA

Como hemos dicho antes, los robots tienen muchas limitaciones a la hora de interpretar la información y tomar decisiones basadas en juicios de valor. Por ejemplo, un robot no será capaz de decidir la cuenta contable de un gasto leyendo la descripción del concepto de la factura. Como mucho, y generalmente apoyándose en soluciones específicas de OCR inteligente de facturas, podrá extraer la información relevante (proveedor, conceptos, fecha, importe, impuestos…) y grabarla en nuestro ERP, pero no podrá dar contexto al gasto.

Aunque los robots trabajan de forma autónoma y sin interrupciones, en determinadas ocasiones se van a enfrentar a excepciones en los procesos que no son capaces de manejar o, simplemente, a cambios en las aplicaciones que no reconocen, en esos casos el robot va a generar una alerta solicitando ayuda del usuario para completar el proceso. Lo importante de estos casos es que el robot sí aprende con la solución proporcionada por el usuario, de tal forma que si en el futuro se enfrenta a problemas similares podrá resolverlos de forma autónoma.

Los robots no son en realidad inteligentes, solo aplican el aprendizaje anterior, por lo que si entrenamos mal a un robot, tomará malas decisiones cuando ejecute los procesos. Por suerte, la mayoría de los productos de RPA en el mercado tienen soluciones ya entrenadas que requieren de muy poco esfuerzo para poner en producción.

Inteligencia Artificial

RPA en una Pyme

¿Es todo esto para una Pyme? Sin duda sí, las soluciones de RPA disponibles hoy en día en el mercado son en su mayoría soluciones SaaS en las que se paga según el nivel de uso que se hace de ellas. Su implantación puede hacerse de forma totalmente autónoma o apoyándose en algún partner homologado por ..el fabricante.

Dependiendo del tipo de proceso a robotizar, los retornos (coste producto y de implantación contra ahorro mensual) suelen ser inferiores a 12 meses en los procesos más comunes, aun asumiendo un pago anual por la licencia del robot.

Al tratarse de soluciones SaaS tampoco es necesario disponer de una infraestructura de datacenter propia ni de equipo de IT en la empresa, el software se ejecuta en la nube, aunque los robots si se ejecutan en un ordenador de la empresa.

La mejor forma de abordar un proyecto de robotización de procesos es teniendo una estrategia, debemos preguntarnos cosas como:

  • ¿Qué procesos podemos robotizar? Atendiendo a si pueden o no realizarse íntegramente mediante aplicaciones informáticas, si requieren o no juicio de valor.
  • ¿Cuál es el coste actual de esos procesos? Tomando como referencia el número de repeticiones del proceso al año y el tiempo medio de ejecución por repetición.
  • ¿Cuáles son mis objetivos? Pueden ser el de reducción de plantilla, mejora de servicio, aumento del valor añadido de los equipos…

Con estas respuestas los siguientes pasos serían los de analizar alternativas de solución de RPA y partners con los que podríamos trabajar.

Conclusiones

  1. ¿Qué es RPA? Una aplicación de la inteligencia artificial a la automatización de procesos repetitivos, basados en software y de bajo valor añadido.
  2. ¿Puedo automatizar todo? No, las soluciones de RPA no son capaces de razonar ni de interpretar como un humano, cuando enfrentan problemas originales necesitan ayuda de una persona.
  3. ¿Es RPA para una Pyme? Si, la distribución de tecnología bajo modelo SaaS ha democratizado mucho el acceso a soluciones antiguamente inaccesibles para pequeñas y medianas empresas.

 

Te enlazamos otro artículo sobre las Herramientas basadas en Inteligencia Artificial útiles para las pymes.