Andrés Barreda Concepción
CIO de Encuentro Moda
En el artículo publicado en enero de 2020 Integración de operaciones en la empresa. El ERP, se hacía una breve introducción a este tipo de tecnología, y se proponían algunas de las soluciones más populares del mercado.
A manera de recordatorio, un ERP es un sistema donde se centraliza la información empresarial relevante para la correcta gestión de la organización. Y dentro de esta definición, se esconden los principales aspectos en los que tenemos que fijarnos a la hora de seleccionar o implementar un ERP:
- Un software de gestión empresarial puede estar diseñado para su uso en un sector concreto (ERP específico) o es multidisciplinar (ERP de propósito general).
- Un ERP siempre debería tener integrada la contabilidad de la empresa.
- Gestione solo lo que necesite. Un el no es un repositorio de datos, ni un sistema analítico de información.
- Un ERP debería permitir aplicar el modelo de gestión tradicional PDCA (Plan, Do, Check, Act).
En las próximas líneas, desarrollaré cada una de estas ideas.
Soluciones específicas (legacy) y los ERPs
Existen soluciones que son polivalentes, esto es, que su implementación es viable en varios sectores (como son las soluciones de SAP, Sage y/o Microsoft) y existen otras que son más específicas de un sector en concreto, habitualmente desarrolladas para alguna organización concreta, y que luego decidieron comercializarse. Elegir una solución u otra habitualmente se compone:
- Especialidad de su negocio. Un ERP de propósito general podría requerir un elevado grado de personalización, algo que es del todo desaconsejable. Por el contrario, un ERP de propósito general suele aplicar las “buenas prácticas” del sector, lo que a la larga ayuda a la madurez de la organización.
- Tiempo. Los sistemas legacy suelen requerir un mayor tiempo de despliegue, pues existen muchos ajustes a medida.
- Costes de adquisición e implementación. Los software de gestión empresarial de propósito general suelen tener un impacto económico mayor que los de propósito específico. Por el contrario, los costes de mantenimiento de los ERPs de propósito general son menores.
Por último, cabe mencionar la aparición de verticales o addons que permite dotar de ciertas características especiales a los ERPs de propósito general, acelerando el proceso de adopción e implementación en las organizaciones.
Elija siempre integrar el ERP con la contabilidad
Normalmente, el consumo de materias para la fabricación, la prestación de servicios, la distribución, el acceso a los clientes, etc. conllevan un reflejo en finanzas. Si se decide usted por un ERP de propósito general, esa integración viene de serie. Requiere ajustes, por supuesto, pero no requerirá el desarrollo de complicados interfaces entre módulos del mismo sistema.
Esta integración nativa suele tener varias ventajas:
- Los cambios legales que conlleven cambios en las finanzas de la organización tendrán una traducción directa en su impacto en las operaciones. Quizá uno de los más significativos en los últimos tiempos ha sido el Suministro Inmediato de Información del IGIC, que obliga a declarar diferentes documentos (facturas, abonos, etc) con un plazo máximo de dos días desde su emisión o recepción.
- Al tener sus facturas y su gestión embebidas en la misma herramienta, la información que se puede explotar es riquísima desde el punto de vista financiero, y sencillamente informando adecuadamente de las operaciones. Piense por ejemplo que todos sus pedidos de compra o de venta están incorporados en el ERP. Podría generar usted desde finanzas previsiones de pagos e ingresos, que se completaría con la información de ejecutada y la planificación.
- En aquellas organizaciones que manejen un stock de mercadería o inmovilizado, los movimientos de esos bienes tendrán fiel reflejo en finanzas, y facilitará la obtención de los balances financieros y por tanto, evitará los laboriosos cierres contables.
«Los sistemas ERP modernos de hoy son flexibles, escalables y abiertos, y crecen a medida que crece su negocio, con la capacidad de admitir de diez a miles de usuarios en una sola plataforma. Agregue a la mezcla las herramientas de personalización y personalización de un ERP moderno, soluciones basadas en la nube y aplicaciones ERP móviles que han atraído la atención de numerosas pymes, sin importar su tamaño, alcance u oferta de productos». Andres Richter, CEO of Priority Software
Control sin obsesión
He conocido muchas organizaciones donde se tiende a almacenar una ingente cantidad de datos con los que finalmente no hacen nada. Sin embargo, no son conscientes de que esa incorporación de información no es gratuita:
- Habitualmente, requiere que una persona los mecanice y los introduzca en el sistema.
- Aún cuando no requiera una mecanización directa, seguro que supone algún tipo de manipulación.
- Y en última instancia, requerirá que alguien controle que el dato se ha informado adecuadamente.
Cualquier dato que almacenemos en el ERP debe tener un retorno, debe tener un propósito.
Al mismo tiempo, un software de gestión empresarial no es un sistema analítico, no realizará predicciones basadas en Inteligencia Artificial, ni es el lugar adecuado para explotar la información de largos periodos de tiempos. ¿Cuánto es un periodo largo de tiempo? Pues dependerá de los ciclos de vida de los bienes y/o servicios que ofrezca usted en su negocio, pero podrían tomar la regla general de que no debería consultar información que suponga más de dos ciclos de vida de productos no solapados. En mi actual sector (venta minorista de moda), no tendría sentido consultar más de dos temporadas (más de un año fiscal).
Apóyese en sistemas de terceros, que tienen toda la potencia que necesita y permiten enriquecer los datos con información adicional, más cualitativa e inclusive, menos sistematizada.
Centralizar los procesos críticos de negocio con el ERP
Un ERP no siempre será el mejor sitio donde realizar ciertas operaciones. Por ejemplo, suponga que desea usted optimizar toda la cadena de distribución, y decide implementar un sistema que es capaz de predecir la demanda, basándose en el comportamiento histórico de sus productos o servicios, en modelos matemáticos o estadísticos, en aspectos coyunturales o impredecibles (fluctuaciones bursátiles, meteorología, etc), inclusive, incorporando Inteligencia Artificial. Un sistema así debería residir de forma externa al ERP, realizando todo ese análisis de la información y obteniendo el resultado esperado, que permita dimensionar los recursos humanos, económicos y/o materiales para absorber la posible demanda.
Sin embargo, el ERP deberá permitirle gestionar eficientemente sus procesos de negocio. En el caso anterior, el ERP sería el origen de gran parte de la información que requiere ese sistema, para disponer de datos históricos, e información cualitativa y cuantitativa de sus bienes y/o servicios, y debería ser el receptor de la salida del sistema de predicción de la demanda, generando automática o de forma asistida los pedidos de compra, las órdenes de preparación, inclusive, organizando las cargas de trabajo de empleados y operarios necesarios para cubrir dicha demanda.
Un error habitual en este tipo de casos es tratar de cubrir todas las casuísticas posibles de los procesos de negocio. Le animo a que abandone de facto esa idea: un sistema donde implemente complicadas reglas de negocio, múltiples escenarios, etc, será un sistema difícilmente mantenible y actualizable, lo que se traduce en una mayor rigidez para adaptarse a los cambios. Nadie (o casi nadie) se compra una cama a medida, que requiera una ropa a medida, colchón a medida, somier a medida… Con los ERPs pasa lo mismo: permita que su ERP sea lo más estándar posible.
El modelo de gestión PDCA
PDCA, de las siglas Plan, Do, Check, Act, es un sistema tradicional que se basa en 4 fases:
- Plan: establezca un objetivo (recuerde: un objetivo es una meta alcanzable con los recursos y tiempo del que dispone), y elabore el plan que permita su consecución.
- Do: ejecute el plan y actualice las métricas del proceso
- Check: compruebe mediante las métricas si ha logrado su objetivo
- Act: tanto si se ha desviado de la consecución del plan como si no, revise objetivos y acciones a realizar
Los ERPs permiten modelar este tipo de gestiones de forma muy eficiente. Y cuando menos, permiten obtener los indicadores y aplicar los procesos y acciones que usted ha elabora dentro de su plan. De nuevo, evite modelar todas las casuísticas, y evitar introducir en su ERP información innecesaria. No logrará la eficiencia esperada, y finalmente, creará un monstruo que no se podrá mantener o actualizar.
Un corazón fuerte
El ERP es en definitiva el corazón de su organización, y por consiguiente, aplica:
- Mantenga su ERP libre de flujos de información que aporten poco o ningún valor a su organización. Al final, pueden terminar obstruyendo sus arterias.
- Ejercite su ERP, manténgalo actualizado y vivo. En alguna ocasión he oído «si funciona no lo toques…». Imagínese si los grandes pensadores de todas las épocas se hubieran conformado con lo que hasta ese momento “funcionaba”. Un ERP que no se actualiza, es un ERP que no se ejercita y que terminará exhausto por la rutina.
- Siga una dieta saludable, y evite los excesos. Manipular un ERP requiere un equipo humano preparado. Invierta en formación interna y/o externa, y trate de aplicar siempre las mejores prácticas de su sector.
- Controle la tensión. Los ERPs permiten medir y diagnosticar todos aquellos procesos que usted haya modelado. Use esa información para mejorar y refinar los procesos empresariales, y para tomar nuevas métricas.
