Andrés Barreda Concepción
CIO de Encuentro Moda
Hace aproximadamente un año, la pandemia del SARS-COV-2 nos enviaba a una amplia parte de empleados y empleadores a casa y, para más de una organización, supuso enfrentarse por primera vez a una situación nueva: cómo mantener el negocio vivo, si las personas no podían acudir a la oficina o a su puesto de trabajo. Inclusive, aún cuando podían acudir, el reto consistía en redistribuir los espacios y/o los horarios, para cumplir con las restricciones y distancia social que debían mantenerse.
De repente, muchas herramientas colaborativas han cobrado una importancia vital y, de nuevo, el ser humano ha sido capaz de adaptarse a la circunstancia y ha logrado salir adelante. Pero pensemos que las herramientas de colaboración de las que hemos dispuesto no eran ni mucho menos novedosas, muchas tenían una alta madurez pues llevaban en el mercado muchos años. El cambio no se ha producido en la tecnología, sino que se ha producido en el modo en que hemos democratizado esa tecnología. Además, este paradigma ha roto con dos creencias, que en España aún siguen muy arraigadas:
- Se pierden sinergias cuando no se trabaja físicamente juntos
- Los trabajadores no son productivos si no se les vigila
¿Pero cómo ha roto la tecnología con estos dos pilares de la industria y el comercio tradicional?
La tecnología como medio para incrementar la colaboración
Si algo ha fomentado la tecnología es su uso para recortar y/o eliminar la distancia entre las personas que colaboran en una tarea, inclusive, eliminando las barreras horarias que podrían existir entre ellas. En este ámbito, contamos con las siguientes herramientas de colaboración:
- Compartir información y mensajería: tenemos desde las gratuitas, estilo Whatsapp, Telegram o Slack, hasta las de pago, estilo Webex y Teams.
- Video/audioconferencia: casi cualquier dispositivo móvil, ya incorpora una herramienta de videoconferencia. Es cierto que las aplicaciones y/o versiones gratuitas suelen tener una calidad media o restricciones en cuanto al número de asistentes. De nuevo, tendrá a su disposición aplicaciones gratuitas, como Whatsapp, Hangout o GlobalMeet. Entre las de pago, destaco Zoom, pero son válidas también Cisco Webex, Ms Teams, inclusive algunas menos conocidas como pueden ser BlueJeans y GotoMeeting. A mayor número de participantes, o dispositivos de visualización de mayor tamaño, mayor serán las exigencias. ¡Mucho ojo! Las herramientas de videoconferencia suelen tener un alto consumo, procura conectar siempre desde una red wifi o usando tarifas planas de datos.
- Crear y compartir documentos: habitualmente, compartir documentos no es sencillo, máxime cuando varias personas quieren y/o pueden editarlo a la vez. De nuevo, aquí contamos con una enorme cantidad de opciones de herramientas de colaboración para trabajar en equipo. Debido a lo extendido en el uso de este tipo de aplicaciones, la decisión suele depender más del grado de confianza y/o afinidad por una herramienta específica, que por sus prestaciones. Mantén la mente abierta, y no tengas problema en probar nuevas suites que podrían ser igualmente prácticas que las que ya usas. De este modo, suites como la de Microsoft Office, en su versión 365, ofrece la posibilidad de crear, almacenar, y compartir documentos en cloud, admitiendo su uso desde varios dispositivos de un mismo usuario.
Sin embargo, existen suites alternativas que son completamente gratuitas. LibreOffice, con características muy similares a las del paquete de Microsoft, pero disponible de momento solo en su versión para escritorio (habitualmente PC, portátil y equipos similares). No existe una versión de LibreOffice como servicio, aunque sí que presenta capacidades para editar documentos de diferentes tipos en línea y a la vez por varios usuarios. Otra suite que ha tenido gran expansión es la de Google, que cuenta con más de 15 años de madurez, tanto en funcionalidades como en sus capacidades colaborativas, para compartir información, edición simultánea de documentos, etc. Google Docs ha demostrado ser altamente competitivo, y ya existen grandes corporaciones que lo usan como paquete de ofimática. Además, ha sabido adaptarse a las necesidades del mercado, y dispone de extensiones que permiten su uso cuando no tienes conectividad a internet. En todo caso, tanto Google Docs como Ms Office disponen de sistemas de licenciamiento por suscripción, donde se puede usar los servicios mediante un pago mensual, e incrementar o decrementar las capacidades en base a los requerimientos reales de la organización y/o empresa.
«Siempre sobrestimamos el cambio que ocurrirá en los próximos dos años, y subestimamos el cambio que ocurrirá en los próximos diez. No te dejes llevar por la inacción». Bill Gates
Más movilidad, más seguridad
Otro de los aspectos que ha traído esta pandemia es un nuevo objetivo para los ciberataques, que han usado la coyuntura para atravesar de nuevo la seguridad de nuestros dispositivos, y tratar de robar datos e identidades que luego podrían ser usados con intenciones ilícitas.
Hay dos tipos de ataques que se han vuelto especialmente prolíferos:
- Phishing: tratan de engañarnos para hacernos creer que estamos recibiendo un email o estamos accediendo un website legítimo, de un banco, nuestro proveedor de correos, de nuestro servicio de pago por internet (PayPal), etc. y mediante ese engaño, consiguen que introduzcamos nuestro usuario, contraseña, PIN, tarjetas… y consiguen robar nuestra identidad y nuestros datos, para luego realizar actos fraudulentos con los mismos.
- Ransomware: generalmente se usa algún tipo de engaño para solicitar la descarga de una aplicación, la cual termina cifrando todo el contenido de nuestro PC, y hace imposible su descifrado. Cuando se activa, el atacante nos solicita un “rescate” de nuestra información. Rara vez el pago de dicho rescate supone la recuperación de nuestra información.
A continuación, podría enumerar un número importante de soluciones antivirus (ahora se habla de antimalware en general), pero dichas herramientas son solo el primer muro ante nuestros atacantes. La defensa más importante que podemos poner en práctica es, sin duda, el sentido común:
- Revisa que las direcciones web de los links son legítimas. En tus equipos de escritorio debería bastar con pasar el cursor del ratón por encima. Y en tus dispositivos móviles encontrarás un modo de comprobar qué dirección se va a abrir antes de activarla (por ejemplo, desde nuestros móviles, manteniendo pulsado sobre el link, indicará qué página se va a abrir antes de hacerlo).
- Evita abrir un adjunto si no estás seguro de que es para ti. Desconfía siempre.
- No es suficiente con tener un antivirus instalado, tu solución de seguridad debe mantenerse actualizada. Piratear una solución de seguridad o hacer caso a anuncios que prometen una protección impenetrable, es el primer paso para descargarnos algún tipo de marlware o no detectar alguna nueva vulnerabilidad.
- El malware también ataca a tus dispositivos móviles. Es cierto que los dispositivos basados en iOs suelen ser más seguros, pero no te fíes: no son infranqueables, y pocos sistemas serán efectivos ante un intento de phishing.
Controla la productividad
Si requieres mantener un control sobre las tareas que se realizan, y el avance de las mismas, de nuevo encontrarás una amplia gama de soluciones que podrán ayudarle en esa tarea:
- Organizar ideas: dispones de aplicaciones que puedes probar o usar gratuitamente, y que habitualmente disponen de una opción premium de pago. Es una buena opción que permite probar las soluciones antes de comprometer un pago. Te sugiero varias, pero por mi experiencia, es que hagas tu propio análisis. Personalmente, he tenido la oportunidad de probar Trello, Evernote y OneNote de Microsoft (la cual se integra perfectamente con el resto de la suite).
- Organizar tareas: explora alguna de estas soluciones, todas te permitirán llevar un seguimiento de tareas: Todoist, Asana, Basecamp, Celoxis, Atlassian
La eterna pregunta: cómo elegir la opción correcta
Posiblemente, sin un asesoramiento experto (y agnóstico, lo cual suele lo más complicado) será complicado saber cuál es la suite de aplicaciones más adecuada para desarrollar la actividad. Por supuesto, el prueba y error es el modo sistemático de comprobarlo, pero siempre requiere de un tiempo y una energía que no siempre tenemos y que al final podría mermar el empuje de los equipos.
Mi sugerencia es revisar siempre qué aplicación o qué suite de aplicaciones aporta la mayor cobertura para las necesidades claves de las tareas que se quieren realizar. No busques lo mejor o lo que más cubre. Lo mejor es enemigo de lo bueno.
Y con los candidatos, aprovecha los periodos de gracia que habitualmente te ofrecen.
