Javier Esteban Piñeiro
Especialista en eventos 2.0.City Manager Madrid en Aticco, Presidente de Madrid Tech City

Desde mi experiencia y conocimiento del sector de los eventos he podido ver como la pandemia del COVID-19 ha resultado un duro golpe para la industria MICE, que engloba reuniones, incentivos, convenciones y exhibiciones.

A pesar de que las limitaciones en este momento siguen siendo bastante restrictivas, si algo destaca en este sector es su capacidad de adaptación y eso ha hecho: adaptarse a la nueva situación con todas las herramientas disponibles.

Se ha comenzado a hablar con más frecuencia de eventos digitales y de eventos denominados híbridos. Este concepto ya existía antes de la irrupción del coronavirus, pero ha servido para resaltar la importancia de la tecnología en los eventos. El porcentaje de eventos digitales o híbridos ha aumentado y ha superado al de los eventos presenciales. Incluso me atrevería a decir que ya no queda ni un solo evento donde no se haga uso de alguna tecnología.

La tecnología constituye una gran aliada que interviene en la planificación, la producción, la celebración y la evaluación de los eventos. Lo podemos ver en las herramientas para inscripción y pagos, los sistemas de streaming y visualización de los eventos desde pantallas en cualquier lugar del mundo, la difusión de contenidos a través de redes sociales e interacción de los asistentes, los mecanismos de evaluación de las opiniones, los datos y en la valoración del éxito del evento.

Sin olvidarnos de que, tanto en los eventos puramente digitales como en los híbridos, lo más importante es el contenido. El contenido debe ser el protagonista del evento y será el que atraiga a los asistentes e intervenga directamente en el éxito del evento.

En mi opinión, y basándome en mi trayectoria en el sector, considero que SIEMPRE es buen momento para que una pyme organice o participe en un evento.

Un evento es una oportunidad de acortar la distancia entre lo físico y lo digital, de mantener y avanzar en la relación con tu público, tus clientes y colaboradores. Son muchas las ventajas que tiene realizar un evento, pero destacaría estos puntos que puedes conseguir con un solo evento:

  1. Transmitir tus conocimientos, dirigirte a tu audiencia interesada en conocer las tendencias tecnológicas y los últimos productos innovadores.
  2. Acercarte a tus clientes, creando una relación diferente a la de ser meros espectadores y generando un vínculo y un compromiso con tu marca.
  3. Crear marca y valores. El modo en que ejecutas un evento también refleja cómo es tu marca y qué puede hacer por tus clientes.
  4. Ahorrar horas de reuniones. En un evento puedes reunirte con varias personas a la vez, tratar temas de manera más rápida y en un ambiente propicio para la venta.
  5. Conocer y reclutar a colaboradores o personas que puedan trabajar para tu empresa. Siempre vas a conocer a personas que puedan darle un empuje y valor a tu marca.

Por eso es importante planificar y ejecutar bien los eventos. Es imprescindible buscar el asesoramiento de los mejores profesionales y que estos te ayuden a realizar tu evento para conseguir el mayor éxito. No dudes en buscar a los mejores colaboradores para esto, sobre todo en este momento de incertidumbre en el que estas empresas repletas de profesionales están en una situación muy delicada.

«Technology is best when it brings people together». Matt Mullenweg

Ahora bien, ¿qué tipo de evento es el más adecuado para ti y tu empresa? Diferenciamos entre eventos puramente digitales, los que no tienen asistentes presenciales, y los híbridos, que sí cuentan con asistentes.

Los primeros se retransmiten en directo, solamente a través de plataformas (como Zoom, por ejemplo) y, gracias a que no necesitan de una reunión física, han permitido la continuidad de cierto tipo de eventos y la realización de otros que no se habían desarrollado anteriormente de esta manera: conciertos, cursos de cocina, ejercicio físico, terapias…

En este tipo de eventos, el mayor inconveniente es que no existe la que para mí es la esencia del evento: el networking físico. La interacción con otras personas con tus mismos intereses, conocer a alguien que te presentan y con quien puedes acabar teniendo una relación profesional. El poder mirar cara a cara a esas personas que pueden ser luego clientes, colaboradores o amigos.

Pero aun así se pueden planificar opciones para facilitar las conexiones y lograr una mayor implicación de los asistentes:

  • Comenzar con una presentación de los asistentes para facilitar las conexiones entre ellos. Un quién es quién facilitará que cada invitado pueda identificar a sus potenciales contactos.
  • Crear diferentes salas temáticas sin incurrir en los costes de los eventos presenciales, dando la posibilidad de ver en diferido otras charlas.
  • Si la duración y el presupuesto lo permite, mandar un catering a casa y hacer un networking digital.

Destacaría, como la mayor ventaja de este tipo de eventos, la oportunidad de hacerlos más cercanos a los asistentes, más centrados en un público reducido, convocando varias sesiones con menos asistentes.

En cuanto a los eventos híbridos con asistentes presenciales, dada la naturaleza diferente de cada uno de ellos, habría que tratarlos de manera individualizada teniendo en cuenta:

  1. El número de asistentes. Se deberá registrar su identificación y contacto necesarios en caso de que las autoridades los soliciten posteriormente.
  2. El espacio donde se va celebrar y cuál será el recorrido de los asistentes desde que acceden hasta que salen de las instalaciones. Controlar entradas y salidas y establecer horarios escalonados. Controlar aforo y producir las indicaciones necesarias para la señalización de los espacios. Deben tenerse en cuenta las limitaciones del espacio, la circulación de las personas y los entornos saludables (limpieza, ventilación, baños…)
  3. Controlar la relación entre los asistentes, sentados a 1,5m, y planificar qué actividades se van a desarrollar para controlar la seguridad en cada una de ellas.
  4. La duración del evento, intentando ajustarla para reducir el contacto entre los participantes y posibles riesgos.

En resumen, debemos seguir organizando eventos, respetando siempre todas las medidas de seguridad determinadas por los organismos competentes, encontrar cuál es la mejor modalidad para nuestro negocio y teniendo en cuenta las ventajas de uno y otro sistema. Porque, no lo olvidemos, un buen evento siempre traerá consecuencias muy positivas para nuestro negocio.