Muchas empresas se encuentran hoy en día en pleno proceso de Transformación Digital. Los cambios de paradigma en el mercado y la migración de los clientes hacia un entorno digital, ha propiciado la evolución de las organizaciones hacia una nueva forma de hacer las cosas en la que prima el componente humano y en la que se exprime al máximo la tecnología para mejorar los procesos y los resultados.
Esta nueva situación de las empresas en relación a sus clientes, propicia nuevos escenarios y nuevos datos que manejar para la toma de decisiones en la compañía. Todo ello lleva a analizar las operaciones que se realizan tradicionalmente en el negocio para digitalizarlas, en la medida de lo posible, y conseguir llevar a cabo esta transformación empresarial.
En esta fase de análisis de operaciones, es bastante probable que descubramos que muchas de las tareas que se realizan en la empresa se llevan a cabo por departamentos independientes, que utilizan o no programas que no tienen que ver entre sí y que transmiten la información a través de dispositivos de almacenamiento externo o incluso de viva voz.
Fuente: Ejemplo de modelización de procesos previo a implementar el ERP. Modelo BPMN
Este tipo de estructura descentralizada cuenta con varios inconvenientes, el principal es que no ofrece una visión de conjunto con la que el responsable último de la toma de decisiones pueda operar. Por no hablar de la inconsistencia de los datos al trabajar con varios sistemas y la imposibilidad de obtener informes cruzados.
Por ello, llegados al punto de abordar la digitalización de la empresa, es un buen momento para pensar y abordar la tarea de integrar todas las operaciones de la compañía dentro de un mismo programa de gestión de empresas. Este sistema que unifica operaciones y departamentos en una única base de datos consistente y de fácil uso por todos los integrantes de la compañía, es lo que se conoce como ERP (Enterprise Resource Planning – Sistema de planificación de recursos empresariales).
ERP: Software de gestión que permite gestionar y optimizar de forma integrada los procesos operativos de los distintos departamentos de una empresa mediante procesos transparentes en tiempo real
¿Cuáles son las funcionalidades con las que debe contar un buen ERP?
Desde un punto de vista funcional, un ERP trabaja con tres áreas principales dentro de la empresa: clientes, proveedores y empleados. Es importante aglutinar la información de nuestros clientes y sus procesos de compra y adquisición de servicios, tales como la periodicidad, grado de satisfacción, recurrencia y por supuesto, todos los datos que podamos identificar y que sirvan para evaluar nuestro procedimiento de ventas. De los proveedores debemos guardar también información relevante que incida en la mejora de la relación profesional y que agilice todos los procesos que realizamos con ellos. Por último, la información de los recursos humanos de la empresa requiere también de un trato especial, que va desde las nóminas hasta la gestión de turnos y el reciclaje profesional.
Un sistema de planificación de recursos empresariales cuenta con los siguientes componentes básicos:
- Gestión financiera: todo lo relativo a contabilidad, presupuestos, tesorería, inventario, etc.
- Gestión de suministros: compras, ventas, control de almacén y en general todo lo relacionado con la SCM (Supply Chain Management – gestión de la cadena de suministros).
- Gestión de recursos humanos: información de los empleados, nóminas, relación con la empresa, reciclaje formativo, control de asistencia, etc.
- Gestión de proyectos: control de todos los proyectos de la compañías y sus fases.
- CRM (Customer Relationship Management – Gestión de las Relaciones con los Clientes): registra la interacción de la empresa con sus clientes, datos e informes, marketing, pedidos, etc.
- Gestión de la producción: toda la información relativa a la producción de la empresa, tiempos, procesos, estado de la producción.
- BI (Business Intelligence – Inteligencia de negocio): Informes, estadísticas y toda la información que podamos extraer de los datos incluidos en el ERP y que sirvan para la toma de decisiones.
Una característica importante de los ERP es que son modulares, es decir, todas las funcionalidades anteriores no necesitan ser instaladas de una sola vez, sino que se puede plantear un proceso de implantación incremental, en función de la evolución de la empresa en el proceso de transformación digital. De hecho, dependiendo de las dimensiones de la compañía, la adopción de este sistema puede realizarse por departamentos, planteando así una curva de aprendizaje menos pronunciada en el equipo de trabajo.
También es posible seguir una estrategia de adopción masiva, también conocida como Big Bang, en la que el sistema se instala completamente con todos los módulos de golpe. Este tipo de instalaciones reduce el tiempo de ejecución, pero genera mayor ansiedad en el equipo y puede producir errores importantes en los primeros días de uso.
En cualquiera de los casos, implantar un ERP en la empresa es un asunto serio y debe hacerse con cabeza. Para empezar es necesario realizar un análisis previo de las operaciones que se realizan actualmente y comprender los procesos de negocio que se llevan a cabo. Una vez realizado este estudio y obtenido el esquema de funcionamiento, se debe trabajar en clave de simplificación de los procesos, buscar la eliminación de las actividades superfluas o que no generan valor y optimizar aquellas que sí lo hacen.
Estaremos ya en disposición de decidir si optamos por un programa hecho a medida o adoptamos una solución “llave en mano”, software realizado con anterioridad y que instalamos para utilizarlo con nuestra información específica. En ambos casos, es importante contar con el asesoramiento de profesionales del sector, que ayuden no sólo con la selección de la solución que nos conviene, sino con la instalación de la misma y el aprendizaje de uso.
Tanto en empresas pequeñas como en grandes donde la innovación es la nota dominante, contar con un software de gestión empresarial significa contar con una herramienta que integra y optimiza los procesos de gestión.
El ERP como servicio
Cada vez es más común la utilización de ERP desarrollados con tecnología cloud (en la nube). Son programas instalados en un servidor suministrado por una compañía TIC que además es la que soporta la carga de los datos y la actualización y el desarrollo del software. Es decir, no es necesario que la empresa tenga o contrate sus propios servidores, ni que tenga que instalar y mantener los programas en estas máquinas. Este tipo de soluciones cloud permite abaratar los costes para las empresas, además de contar con un servicio de asesoramiento y mantenimiento muy ventajoso. Por otro lado, la escalabilidad está asegurada en este tipo de sistemas, lo que permite también pagar en función del consumo.
A la hora de tomar una decisión respecto al software de gestión empresarial a adoptar en nuestra empresa, además de tener en cuenta si optamos por tecnología cloud o por una instalación local, debemos valorar otros factores tales como la reputación y garantía del proveedor, su política de atención al cliente, la periodicidad de actualización del software, su escalabilidad, la garantía y el coste de mantenimiento. Esta información, junto con la que ya poseemos de las necesidades de nuestra organización, es la que nos va a llevar a adoptar un buen sistema.
¿Cuáles son los principales ERP del mercado?
Algunas de las soluciones ERP más conocidas del mercado hoy en día son
Como todo proceso de implantación que implica a todos los departamentos de la empresa, la adopción de un ERP puede resultar un procedimiento complicado y costoso. Pero las ventajas son tan numerosas y patentes, que el esfuerzo merece la pena. Por otro lado, la financiación de este tipo de operaciones está recogida hoy en día a través de múltiples ayudas y subvenciones, que hagan el proceso más llevadero. En cualquier caso, el asesoramiento por parte de profesionales es fundamental en este paso de la transformación digital de la empresa.
